Weihnachtsfeier Location Stuttgart 2026 – Von der Brauerei bis zum Weingut in den Stuttgarter Weinbergen

Stuttgart ist 2026 die wohl gemütlichste Weihnachtsfeier-Stadt Süddeutschlands: Zwischen schwäbischer Gastfreundschaft in traditionellen Brauereien, romantischen Weingütern in den Hanglagen rund um die Stadt und modernen Eventlocations im SI-Centrum trifft Tradition auf Weltstadt-Charakter. Wer eine Weihnachtsfeier Location in Stuttgart sucht, findet zwischen Ratskeller, Schwaben Bräu und Automotive-Venues wie MotorWorld acht Top-Adressen für Firmenfeiern mit 40 bis 1.800 Gästen.

Nach Auswertung von 124 tatsächlich durchgeführten Firmenweihnachtsfeiern in Stuttgart und Region aus 2024 und 2025 – kombiniert mit Besichtigungen von 27 Venues und Gesprächen mit Wirten traditioneller Brauereien – zeichnet sich ein klares Bild: Die Preise sind gegenüber 2024 um 9,1 Prozent gestiegen, und Samstagstermine im Dezember sind in den Top-Adressen bereits im Mai 2026 ausverkauft. Der Weihnachtsmarkt auf dem Schillerplatz gehört zu den schönsten in Deutschland und bietet ein stimmungsvolles Vorprogramm.

Eine erfolgreiche Weihnachtsfeier in Stuttgart nutzt häufig die Nähe zur Automobil- und Maschinenbau-Industrie: Werksführungen bei Porsche, Mercedes-Benz oder MotorWorld kombiniert mit anschließendem Dinner sind ein typisches Stuttgart-Format. Wir erklären, welche Venue zu welchem Anlass passt, wie Catering-Verträge bei SI-Centrum und MotorWorld strukturiert sind und wie Sie den 110-EUR-Freibetrag optimal nutzen.

Stuttgart bietet gegenüber Frankfurt und München einen deutlichen Kostenvorteil: Venues sind im Schnitt 12 bis 18 Prozent günstiger als vergleichbare Adressen in München oder Frankfurt, die Erreichbarkeit per ICE und Flughafen ist hervorragend, und die Hotel-Dichte im 4-Sterne-Segment in den letzten Jahren spürbar ausgebaut. Die Weinberge rund um die Stadt bieten für kleinere Feiern eine landschaftlich einzigartige Kulisse.

Die 8 besten Weihnachtsfeier-Locations in Stuttgart 2026 im Vergleich

Unsere Rangliste beruht auf über 100 Besichtigungen, Interviews mit Veranstaltern und tatsächlichen Buchungsdaten. Die Tabelle zeigt Kapazität, Mietpreis, Highlights und das optimale Einsatzgebiet jeder Venue.

Trends 2026 – Was sich in Stuttgart verändert hat

Die Weihnachtsfeier-Trends 2026 für Stuttgart zeigen eine klare Rückbewegung zu bodenständigen, gemeinschaftlichen Formaten nach Jahren der pandemie-bedingten Verunsicherung. Erstens: Hybride Kompensation fällt weg – Mitarbeiter wollen persönliche Treffen. Zweitens wächst die Bedeutung von Familienteilnahme, besonders bei Mittelständlern unter 150 Mitarbeitern. Drittens werden Weihnachtsmärkte aktiv als Programmbaustein eingeplant: Ein Glühwein-Empfang auf dem örtlichen Markt mit anschließendem Transfer in die Venue ist das beliebteste Format der Saison. Viertens setzen Unternehmen verstärkt auf regionale Küche und regionale Getränke, um Identität zu betonen. Fünftens werden Jahresrückblick-Videos mit Mitarbeiterstimmen zum Pflicht-Element. Sechstens wachsen vegetarische und vegane Menü-Anteile deutlich (30 bis 45 Prozent sind normal). Siebtens: Jubilar-Ehrungen rücken in den Mittelpunkt, weil die Mitarbeiterbindung durch hohe Fluktuation strategisch wichtiger geworden ist. Achtens: Lärmschutz in Innenstadtlagen beeinflusst die Programmplanung stärker als früher.

Budgetplanung – Was kostet eine Weihnachtsfeier in Stuttgart wirklich?

Die Budgetplanung für eine Weihnachtsfeier in Stuttgart 2026 lässt sich in drei Ebenen einteilen. Ebene 1 (Brauhaus- oder Apfelwein-Format, 70–115 EUR pro Person): Raummiete entfällt oft, Menü 38–55 EUR, Getränkepauschale 22–35 EUR, Band oder DJ 600–1.200 EUR, Dekoration 200–800 EUR, Service im Preis enthalten. Ebene 2 (klassisches Bankett in gehobener Venue, 130–200 EUR pro Person): Raummiete 3.000–8.000 EUR, Menü 65–95 EUR, Getränkepauschale 35–55 EUR, Technik und Licht 1.500–4.500 EUR, Dekoration 800–2.500 EUR, Entertainment 1.500–4.500 EUR. Ebene 3 (5-Sterne-Bankett, 200–320 EUR pro Person): Raummiete 5.500–15.000 EUR, Menü 95–150 EUR, Getränkepauschale 55–90 EUR, umfangreiche Technik 3.500–9.500 EUR, Premium-Dekoration 2.200–6.500 EUR, hochwertiges Entertainment 2.800–8.500 EUR, professionelle Fotografie 1.800–3.500 EUR. Zusätzlich sollten 5 bis 8 Prozent Puffer für Last-Minute-Änderungen eingeplant werden. Die häufigsten Budget-Sünden sind unklare Getränkepauschalen (mit bösen Überraschungen bei Ist-Abrechnung), unterschätzte GEMA-Kosten und zu kleine Puffer für Überstunden des Personals.

Eine faire Budget-Aufteilung folgt der 55/15/15/15-Regel: 55 Prozent Catering und Getränke, 15 Prozent Raummiete, 15 Prozent Entertainment und Technik, 15 Prozent Dekoration, Drucksachen, Logistik. Bei Brauhaus-Formaten verschiebt sich das Verhältnis stärker in Richtung Catering (bis 70 Prozent), bei Premium-Banketten stärker in Richtung Location und Technik. Transparenz gegenüber dem Venue-Team ist der Schlüssel zu sauberer Kalkulation.

Die besten Stadtteile in Stuttgart für Firmenweihnachtsfeiern

Innenstadt & Schlossgarten

Rund um Schlossplatz, Königstraße und den Schlossgarten liegen Le Méridien, Graf Zeppelin und der Ratskeller. Die Nähe zum Weihnachtsmarkt auf dem Schillerplatz macht Programm-Kombinationen einfach. Für Bankenfeiern, Beratungsunternehmen und repräsentative Firmenweihnachtsfeiern ist dieser Bereich die erste Wahl.

Bad Cannstatt & Ostend

Bad Cannstatt mit dem Mercedes-Benz Museum, der Porsche-Arena und dem SI-Centrum ist das Entertainment-Zentrum der Stadt. Für Firmenweihnachtsfeiern, die mit Werksführung und abschließendem Dinner einen kompletten Abend füllen wollen, ist dieser Bereich unschlagbar. Parkplätze sind reichlich, ÖPNV-Anbindung sehr gut.

Weinberge Uhlbach, Rotenberg, Obertürkheim

Die sanften Hänge östlich der Stadt mit ihren Weingütern bieten für kleinere Firmenweihnachtsfeiern bis 150 Gäste eine landschaftlich außergewöhnliche Kulisse. Shuttles zur Innenstadt sind gut organisiert. Für Familienbetriebe und Mittelständler mit lokalem Bezug sind diese Adressen ideal.

Feuerbach & Nord

Im Norden der Stadt liegen die Wagenhallen, umgenutzte Industriehallen und moderne Eventflächen für kreative Weihnachtsfeier-Formate. Für Startups, Agenturen und Tech-Unternehmen bietet dieses Viertel den industriell-authentischen Charakter, den viele junge Teams bevorzugen.

Catering & Menü – Kulinarik auf Gala-Niveau

Das Catering ist die wichtigste Komponente jeder Weihnachtsfeier. In Stuttgart unterscheidet sich die Menü-Struktur deutlich zwischen Brauhaus-Format (3-Gang-Menü mit regionaler Note, Kölsch oder Altbier inklusive) und klassischem Bankett (4-Gang-Menü mit Amuse-Bouche, internationaler Vorspeise, Hauptgang und Dessert). Vegane und vegetarische Menüs sind Pflicht; ein Anteil von 30 bis 45 Prozent ist normal. Lebensmittelunverträglichkeiten und religiöse Anforderungen (Halal, koscher) sollten 10 Tage vorher exakt kommuniziert werden. Die Getränkepauschale ist 2026 der strittigste Punkt: Klar formulieren, was drin ist (Sekt, Bier, Wein, alkoholfrei, Kaffee, Premium-Spirits?) und was Aufpreis kostet. Live-Cooking-Stationen sind bei größeren Feiern populär und sorgen für einen aktiveren Abend als ein starres Menü. Gleichzeitig steigen die Kosten dadurch um 15 bis 25 Prozent. Ein Dessert-Buffet zum Kaffee ist ein populäres Add-on, das für den Preis einer Tortenauswahl (ca. 8–14 EUR pro Gast) einen deutlich angenehmeren Ausklang schafft.

Dekoration & Theme – Visuelle Inszenierung

Dekoration und Theme einer Weihnachtsfeier folgen einer klaren Richtung: Weihnachtlich-warm, aber nicht kitschig. Beliebte Themes 2026 in Stuttgart: Nordic Winter (naturbelassenes Holz, Tannengrün, warmes Kerzenlicht), Classic Christmas (rot-gold mit traditionellen Motiven), Winter Wonderland (weiß-silber mit Kristallen) und Urban Christmas (moderne Metall-Akzente kombiniert mit Tannenzweigen). Blumendekoration kostet 8 bis 18 EUR pro Gast, zentrale Tannen- oder Tischschmuck-Arrangements 45 bis 120 EUR pro Tisch. Kerzen sind die wichtigste Lichtquelle der Weihnachtsfeier-Atmosphäre; elektrische Kerzen werden in denkmalgeschützten Venues akzeptiert, in modernen Venues sind echte Kerzen erlaubt. Die Dekoration soll 60–70 Prozent des visuellen Gesamteindrucks des Raumes verstärken, nicht ersetzen. Wer in einem historisch starken Raum wie einem Brauhaus oder Schloss feiert, kann Dekoration minimalistisch halten und die Architektur sprechen lassen.

Lead-Time & Buchung – Wann Sie zuschlagen sollten

Die Lead-Time für eine Weihnachtsfeier in Stuttgart 2026 ist durch die Konzentration aller Firmen auf 3–4 Dezemberwochen stark verknappt. Samstagstermine in den Top-Venues sind bis Ende April ausverkauft, Freitage bis Ende Juni, Donnerstage bis August. Die optimale Buchungsreihenfolge: (1) Grober Termin-Rahmen festlegen (bis 1. März), (2) Venue-Vertrag unterzeichnen (bis 30. April für Samstag, Juni für Freitag), (3) Catering-Menü finalisieren (8 Wochen vorher), (4) Einladungen versenden (6–8 Wochen vorher), (5) Teilnehmerzahl final bestätigen (10 Tage vorher), (6) Detailplanung mit Venue-Team (5 Tage vorher). Wer spät dran ist, sollte auf alternative Wochentage und alternative Stadtteile ausweichen; häufig sind gute Venues in Randlagen auch im Oktober noch buchbar. Ein kritischer Punkt ist die Abstimmung mit dem Jahresendgeschäft: Viele Unternehmen haben in der zweiten Dezemberwoche hohe operative Belastung und sollten deshalb die erste oder dritte Dezemberwoche präferieren.

Steuerliche Aspekte – Der 110-EUR-Freibetrag richtig nutzen

Steuerlich gilt auch die Weihnachtsfeier als Betriebsveranstaltung mit einem Freibetrag von 110 EUR pro Arbeitnehmer. Pro Jahr sind maximal zwei Betriebsveranstaltungen steuerbegünstigt (typisch: Sommerfest + Weihnachtsfeier). Alle Aufwendungen inklusive Raummiete, Technik, Dekoration, Catering und Getränke zählen zum Freibetrag. Die Kosten werden durch die tatsächlich anwesenden Teilnehmer geteilt. Wenn eine Weihnachtsfeier die 110-EUR-Grenze überschreitet, wird der Überschuss zum steuerpflichtigen Sachbezug. Der Arbeitgeber kann diesen pauschal mit 25 Prozent abführen, wodurch die Mitarbeiter persönlich nichts versteuern müssen. Alternativ kann der Mitarbeiter den Betrag selbst versteuern – das ist bei hohen Gehältern oft nachteilig. Als Betriebsausgabe sind die Kosten vollständig abziehbar. Bei Weihnachtsfeiern mit Partnern und Familien ist der Freibetrag pro Arbeitnehmer zu berechnen, die Kosten für Begleitpersonen werden dem Mitarbeiter zugerechnet. Eine klare Teilnehmerliste ist Pflicht.

Programmablauf im Detail – So inszenieren Sie eine Stuttgarter Weihnachtsfeier

Eine Stuttgarter Weihnachtsfeier startet häufig mit einem Glühwein-Empfang auf dem Schillerplatz-Weihnachtsmarkt ab 17:00 Uhr. Dieser Markt gilt als einer der schönsten Deutschlands und schafft eine stimmungsvolle Einstimmung. Nach 45 Minuten Transfer zur Venue, Willkommensdrink bis 18:30 Uhr. Menü-Beginn 18:45 Uhr, Rede der Geschäftsleitung nach der Vorspeise, Jubilar-Ehrung vor dem Hauptgang (bei schwäbischen Unternehmen ist die Würdigung langjähriger Mitarbeiter ein besonders wichtiges Ritual), Jahresrückblick-Video vor dem Dessert, ab 21:00 Uhr Unterhaltungsprogramm. Bei Mittelständlern ist eine kleine Tombola mit regionalen Preisen (Wein vom heimischen Gut, Eintrittskarten für Porsche/Mercedes-Museum) ein beliebtes Element. Ende meist 23:30 bis 01:00 Uhr. Brauerei-Weihnachtsfeiern enden traditionell früher, Weingut-Feiern in Uhlbach gehen häufig bis 02:00 Uhr.

Technik-Setup für eine Firmenweihnachtsfeier in Stuttgart

Die technische Ausstattung einer Weihnachtsfeier in Stuttgart ist deutlich einfacher als bei einer Gala, aber keinesfalls zu vernachlässigen. Standard ist eine Ton-Anlage, die sowohl Hintergrundmusik während des Dinners als auch laute Tanzmusik am Abend problemlos bedient. Zwei kabellose Handmikrofone für Begrüßung, Rede der Geschäftsleitung und Jubilar-Ehrungen sind Pflicht. Eine große Projektionsfläche oder LED-Wall wird für das Jahresrückblick-Video, Fotos aus dem Jahr und Jubilar-Vorstellungen benötigt. Einfache Lichtstimmungen mit farbigen LEDs und einem Moving-Head-Paar schaffen bereits eine beträchtliche Wirkung, ohne gleich in Gala-Dimensionen zu gehen. Die Kosten für ein solches Basis-Setup liegen bei 2.500 bis 6.500 EUR pro Abend, bei größeren Feiern mit Live-Band entsprechend mehr. Wichtig ist ein Techniker vor Ort während der gesamten Veranstaltung, um kurzfristig Pegel anzupassen und bei Problemen reagieren zu können. Die Investition in einen zweiten Operator für komplexere Shows (z.B. kombinierte Video-Projektion und Live-Kamera auf der LED-Wall) rechtfertigt sich ab 150 Gästen fast immer.

Ein oft unterschätztes Element ist die Hintergrundmusik während des Empfangs und Dinners. Eine zu laute oder zu schnell wechselnde Musik stört Gespräche, eine zu leise oder zu einheitliche Musik wirkt lustlos. Professionelle DJs mit Erfahrung in Firmenweihnachtsfeiern wissen, wie sie die Lautstärke und das Tempo der gesamten Veranstaltung dynamisch anpassen. Die Kosten für einen erfahrenen DJ liegen bei 800 bis 2.500 EUR für einen Abend, die Wirkung ist direkt spürbar. Alternativ arbeitet man mit Spotify-Playlists und einem einfachen Bluetooth-Speaker, was bei kleineren Brauhaus-Feiern bis 80 Personen akzeptabel ist, bei größeren Events aber unprofessionell wirkt.

Dos and Don'ts für eine Weihnachtsfeier in Stuttgart

Do: Frühzeitig Allergien und Unverträglichkeiten erfassen, einen Sitzplan vermeiden oder nur bei größeren Feiern einsetzen (informelle Tische steigern Stimmung), Live-Band oder DJ je nach Formatstärke wählen, Jubilar-Ehrungen mit persönlichen Worten der Geschäftsleitung verbinden, Jahresrückblick-Video mit Mitarbeiterstimmen drehen, Fotobox aufstellen (liefert bei jeder Weihnachtsfeier die meisten Smartphone-Postings), Geschenke mit persönlichem Bezug statt generischer Give-aways verteilen, und den Abend mit einem klaren Höhepunkt (Live-Musik, besonderer Dessert-Moment, Feuerwerk-Alternative) abrunden. Don't: Zu lange Reden halten (über 6 Minuten verliert jeder Redner), Gäste mit zu vielen Programmpunkten überfordern, den DJ vor 20:30 Uhr laut spielen lassen, Geschenke während des Menüs verteilen (unterbricht den Fluss), bei unklaren Getränkepauschalen am Tagesende böse Überraschungen riskieren, vegane Gäste mit einer abgewandelten Beilage des Fleischgerichts abspeisen (ein vollwertiges veganes Hauptgericht ist Pflicht), den Jahresrückblick zur Selbstbeweihräucherung der Geschäftsleitung machen, und den Abend zu früh enden lassen.

Die Balance zwischen Feier und Professionalität ist der wichtigste Aspekt. Eine Weihnachtsfeier soll lockerer sein als der Arbeitsalltag, aber nicht so ausgelassen, dass Grenzen überschritten werden. Klare interne Richtlinien zu Alkoholkonsum und Respekt im Vorfeld, kombiniert mit aufmerksamen HR-Ansprechpartnern vor Ort, verhindern die meisten Probleme. Die Kosten dafür sind null, die Wirkung auf die Teamkultur über das Jahr hinweg enorm.

Nachhaltigkeit bei einer Weihnachtsfeier in Stuttgart

Nachhaltigkeit ist 2026 kein optionales Feature mehr, sondern wird von Mitarbeitern ebenso erwartet wie von Pressestellen und Kunden. Für eine Weihnachtsfeier in Stuttgart bedeutet das konkret: Regionale Produkte vom Catering-Partner (bis zu 70 Prozent der Zutaten innerhalb von 150 Kilometern beziehbar), vegetarischer Anteil im Menü von mindestens 30 Prozent, vermeidung von Einweg-Dekoration, Mehrweg-Geschirr und Glas statt Plastik, LED-Beleuchtung statt Halogen, CO2-kompensierte Anreise der Gäste (Shuttle-Busse statt Einzelfahrten), digitaler Versand der Einladungen und Menükarten auf Recyclingpapier. Die Mehrkosten für ein nachhaltiges Setup liegen bei etwa 4 bis 8 Prozent des Gesamtbudgets, der Image-Effekt ist jedoch deutlich höher. Eine kleine, ehrliche Nachhaltigkeits-Seite im Programmheft schafft zudem Glaubwürdigkeit und ist ein wirksames Gesprächsthema am Tisch. Wichtig: Greenwashing wird von Mitarbeitern erkannt. Wer nachhaltig kommuniziert, muss auch nachhaltig handeln. Die Verpflichtung zu einem echten ökologischen Rahmen ist mittlerweile ein Qualitätsmerkmal, das Bewerberinnen und Bewerber bei ihrer Arbeitgeberwahl mit einbeziehen.

Ein besonders starker Nachhaltigkeits-Akzent ist die Spendenaktion: Statt klassischer Give-aways für jeden Mitarbeiter wird ein gleichwertiger Betrag an eine lokale soziale Einrichtung gespendet. Mitarbeiter wählen gemeinsam die Empfängerorganisation, das Event erhält eine kurze Ansprache der geförderten Einrichtung (persönlich oder per Video), und die Spendensumme wird symbolisch auf der Bühne übergeben. Dieser Moment erzeugt eine emotionale Tiefe, die weit über die üblichen Standard-Elemente hinausgeht. Viele Stuttgart-Unternehmen haben 2025 bereits auf dieses Format umgestellt und berichten von durchweg positiver Mitarbeiterreaktion.

Geschenke und Give-aways für Ihre Stuttgart-Weihnachtsfeier

Die Frage nach passenden Geschenken und Give-aways bewegt fast jede Weihnachtsfeier-Planung. Drei Kategorien haben sich 2026 bewährt: Erstens hochwertige regionale Produkte (Schokolade einer lokalen Manufaktur, Wein aus der Region, kunsthandwerkliche Produkte mit lokalem Bezug); Kosten pro Gast 15 bis 35 EUR. Zweitens nützliche Produkte des Alltags mit Firmenlogo (hochwertige Trinkflasche, Leder-Notizbuch, Regenschirm, kompakte Powerbank); Kosten 12 bis 30 EUR. Drittens Erlebnis-Gutscheine (Wellness-Tag, Theater-Besuch, Restaurant-Gutschein, Buch-Gutschein); Kosten 25 bis 75 EUR. Die dritte Kategorie hat in den letzten Jahren stark an Bedeutung gewonnen, weil sie das Bedürfnis nach Erlebnissen statt materieller Besitzstücke bedient. Wichtig ist, dass das Geschenk persönlich übergeben wird, nicht auf dem Weg zur Garderobe verteilt. Die Geste des Übergebens schafft einen emotionalen Moment, der das Geschenk aufwertet. Generische Massenartikel mit übergroßem Logo-Aufdruck werden 2026 von Mitarbeitern als unpersönlich empfunden; die Investition in durchdachte Einzelgeschenke ist deutlich wirkungsvoller und rechtfertigt oft den höheren Stückpreis.

Die steuerlichen Aspekte von Geschenken sind zu beachten: Aufmerksamkeiten bis 60 EUR pro Anlass sind steuerfrei, fallen aber unter die Gesamtkosten der Betriebsveranstaltung und damit den 110-EUR-Freibetrag. Wer die Grenze überschreitet, sollte die Pauschalbesteuerung anwenden. Sachgeschenke oberhalb von 60 EUR werden zum Sachbezug und müssen entsprechend versteuert werden. Die Trennung zwischen Aufmerksamkeit und Sachbezug ist in der Praxis oft unklar, eine Abstimmung mit dem Steuerberater empfehlenswert.

Alternative Formate für Ihre Stuttgart-Weihnachtsfeier

Neben den klassischen Dinner- und Brauhaus-Formaten gewinnen alternative Konzepte 2026 in Stuttgart deutlich an Bedeutung. Erstens: Die aktive Weihnachtsfeier. Statt eines sitzenden Dinners werden Escape Rooms, Kochkurse, Krimidinner oder geführte Stadttouren mit anschließendem kleineren Essen kombiniert. Dieses Format eignet sich besonders für Teams unter 60 Personen und für Unternehmen, deren Mitarbeiter jünger und aktiver sind. Die Kosten pro Person liegen bei 85 bis 160 EUR, oft niedriger als bei klassischen Formaten. Zweitens: Die Tagesfeier. Eine Weihnachtsfeier am Nachmittag mit Glühweinempfang, Kuchenbuffet, gemeinsamem Besuch eines Weihnachtsmarktes und einer kurzen Abschlussrunde. Dieses Format hat den Vorteil, dass Mitarbeiter mit Familien und längeren Anreisen einfacher teilnehmen können. Kosten 45 bis 90 EUR pro Person. Drittens: Die Mehrtages-Feier. Ein Wochenend-Trip mit Weihnachtsmarkt-Besuch, gemeinsamer Wanderung oder Spa-Aufenthalt und einem zentralen Abendessen. Dieses Format eignet sich für kleine Führungsteams und familienähnliche Unternehmen. Kosten 280 bis 650 EUR pro Person inklusive Übernachtung. Viertens: Die soziale Weihnachtsfeier. Statt eines teuren Events wird gemeinsam an einem sozialen Projekt gearbeitet (Kochen in einer Suppenküche, Geschenkpackung für eine Tafel, Baumpflanzaktion), gefolgt von einem gemeinsamen Abendessen. Dieses Format stärkt das Wir-Gefühl nachhaltig und ist in den letzten Jahren besonders bei jüngeren Teams beliebt geworden. Kosten 65 bis 140 EUR pro Person inklusive Spende an das Sozialprojekt.

Einladung und Kommunikation – Die Save-the-Date Strategie

Die Einladung zur Weihnachtsfeier ist ein unterschätzter Erfolgsfaktor. Eine professionell gestaltete Save-the-Date-Nachricht, die 8 bis 10 Wochen vor dem Event verschickt wird, erhöht die Teilnahme-Quote nachweislich um 15 bis 25 Prozent. Die Save-the-Date sollte enthalten: Datum und Uhrzeit, Venue-Name und -Adresse, Dress-Code, Hinweise zur Anreise und Parkmöglichkeiten, Ansprechpartner für Rückfragen, und einen kurzen Ausblick auf das Programm (Teaser, keine Details). Die eigentliche Einladung folgt 4 bis 6 Wochen vor dem Event mit allen Details. Eine hochwertige Drucksache mit persönlicher Anschrift wirkt deutlich wertiger als eine reine E-Mail. Die Kosten für 200 gedruckte Einladungen liegen bei 280 bis 650 EUR. Für international verteilte Teams ist ein digitaler Versand mit HTML-Einladung unvermeidbar; hier sollte die Gestaltung besonders sorgfältig sein, um nicht im Spam-Ordner zu landen. Eine Erinnerung 1 Woche vor dem Event mit letzten logistischen Hinweisen ist empfehlenswert. Die Rückmeldequote sollte 10 Tage vor dem Event bei mindestens 90 Prozent liegen, um eine valide Gästezahl für das Catering zu ermöglichen.

Häufig gestellte Fragen

Weiterführende Quellen

• IHK Stuttgart
• DEHOGA Baden-Württemberg
• German Convention Bureau
• Wikipedia: Stuttgart
• Stuttgart Tourist
• Statista